Mandataire financier : organiser les flux, conserver les preuves

Le candidat déclare son mandataire au plus tard à l’enregistrement de sa candidature. Un mandataire ne peut être commun à plusieurs candidats pour la même élection. Pour une personne physique, L. 52-6 prévoit une déclaration écrite à la préfecture de la circonscription, accompagnée de son accord exprès. Pour une association, L. 52-5 exige une déclaration avec l’accord écrit du candidat, qui ne peut en être membre ; le droit local s’applique à la constitution en Alsace-Moselle. L’expert-comptable présentant le compte ne peut être mandataire personne physique, ni président ou trésorier de cette association. La CNCCFP précise que le candidat et son remplaçant ne peuvent être mandataire personne physique ni membres de l’association de financement de leur campagne.

L’équipe doit connaître son nom, son canal de contact et la procédure de commande. Un organigramme dans lequel le mandataire apparaît seulement au moment de payer arrive trop tard. Prévoir un point court consacré aux engagements à venir permet de traiter les questions de facture et de financement avant la livraison.

Le mandataire, personne physique ou association, ouvre un compte de dépôt unique retraçant ses opérations, selon L. 52-5 ou L. 52-6. En cas de refus d’ouverture, L. 52-6-1 permet de saisir la Banque de France. L’absence de réponse de la banque pendant quinze jours vaut refus ; la Banque de France désigne un établissement dans un délai d’un jour ouvré après réception de la demande et des pièces requises. Ce dernier délai porte sur la désignation, pas sur l’ouverture effective du compte. Un compte personnel ordinaire ne remplace pas le compte du mandataire.

Organiser trois documents complémentaires : le suivi des engagements, qui indique les commandes déjà acceptées ; le suivi des paiements, tenu avec le mandataire ; l’archive des livrables, qui démontre ce qui a été produit. Une dépense peut être commandée sans être encore payée. Le tableau de communication doit rendre cette différence visible.

Pour chaque site, impression, photographie ou location, créer une fiche comportant l’objet, les dates, la quantité, le fournisseur, le prix convenu, le responsable de réception et les documents attendus. Joindre les échanges qui modifient réellement la commande. Éviter les factures globales qui ne permettent plus de retrouver le contenu des prestations.

Après livraison, conserver le bon à tirer final, l’exemplaire imprimé ou le fichier livré, les justificatifs de diffusion pertinents et la facture détaillée. Le candidat doit pouvoir retrouver cet ensemble sans dépendre du téléphone d’un bénévole ni d’un lien de téléchargement arrivé à expiration. Cette méthode est une recommandation d’organisation, pas un formulaire imposé par la loi.

L. 52-4 confie au mandataire le règlement des dépenses engagées en vue de l’élection et antérieures au tour où elle est acquise, sauf celles prises en charge par un parti ou groupement politique. Les dépenses antérieures à sa désignation, payées directement par le candidat ou à son profit, doivent être remboursées par le mandataire et figurer dans son compte de dépôt. La collecte court, en droit commun, du début des six mois précédant le premier jour du mois de l’élection jusqu’au dépôt du compte de campagne ; en cas d’élection anticipée ou partielle, le point de départ est l’événement qui rend l’élection nécessaire. Ce cadre ne doit pas devenir une organisation permanente de paiements dispersés.

Une carte personnelle, une facture au nom d’un tiers ou une prestation offerte doivent être signalées immédiatement au mandataire. Ne pas inventer une facture ou antidater un document pour reconstituer un circuit idéal. Faire examiner la situation réelle et conserver les éléments permettant de la comprendre.

Lorsqu’un compte de campagne est requis par L. 52-12, le candidat doit le déposer avec ses justificatifs avant 18 heures le dixième vendredi suivant le premier tour, en droit commun. Sa présentation par un expert-comptable connaît les dispenses du même article. Les fonctions du mandataire personne physique cessent six mois après le dépôt ; l’association est dissoute au même terme. Si aucune candidature n’a été déposée dans le délai légal, la cessation ou la dissolution intervient à l’expiration du délai de candidature. Le traitement du solde et la fin des fonctions suivent L. 52-5 ou L. 52-6. Pour les députés des Français établis hors de France, L. 330-9-1 fixe un délai de dépôt différent : avant 18 heures le quinzième vendredi suivant le tour où l’élection est acquise.

Préparer la clôture avant la fin de la campagne : liste des factures attendues, accès aux relevés, classement des pièces, coordonnées des prestataires et continuité des personnes disponibles. Une adresse électronique de campagne fermée dès le lendemain du vote peut empêcher de recevoir une pièce manquante ou une demande administrative.