Politique de Confidentialité
Version en vigueur au 19 janvier 2026
Préambule
ELMARQ AGENCE (ci-après « ELMARQ », « nous », « notre ») attache la plus grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.
La présente Politique de Confidentialité a pour objectif de vous informer de manière transparente sur :
- Les données personnelles que nous collectons
- Les finalités pour lesquelles nous utilisons ces données
- Les droits dont vous disposez concernant vos données
- Les mesures de sécurité mises en œuvre pour protéger vos informations
Cette politique s'applique à tous les utilisateurs de nos services : clients, prospects, partenaires, visiteurs de notre site web www.elmarq.fr, utilisateurs de nos applications et plateformes, ainsi qu'à nos abonnés newsletter et réseaux sociaux.
Conformité réglementaire
Nous nous engageons à respecter scrupuleusement :
- Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) – Règlement (UE) 2016/679
- La Loi Informatique et Libertés – Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée
- Le Code des Postes et Communications Électroniques concernant les cookies
- La Directive ePrivacy (2002/58/CE)
Article 1 – Identité du responsable de traitement
Responsable du traitement
ELMARQ
Siège social : 171A Rue des Acres, 50000 Saint-Lô, France
RCS : Coutances 848 054 110
SIRET : 848 054 110 00038
Représentant légal : Madame Elise FERET
Contact Données Personnelles
Email : dpo@elmarq.fr (ou contact@elmarq.fr)
Courrier postal : ELMARQ AGENCE – DPO, 171A Rue des Acres, 50000 Saint-Lô, France
Délégué à la Protection des Données (DPO)
Bien que notre structure ne soit pas soumise à l'obligation de désigner un DPO, nous avons mis en place un référent interne chargé de la conformité RGPD, joignable à : dpo@elmarq.fr
Article 2 – Données personnelles collectées
2.1 Catégories de données
Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes, selon votre relation avec ELMARQ :
A. Données d'identification
- Civilité, nom, prénom
- Pseudonyme ou nom d'utilisateur
- Date de naissance (si nécessaire)
- Photo de profil ou avatar
B. Données de contact
- Adresse email professionnelle ou personnelle
- Numéro de téléphone fixe et/ou mobile
- Adresse postale (facturation, livraison)
- Profils sur réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, etc.)
C. Données professionnelles
- Nom de l'entreprise ou organisation
- Fonction ou poste occupé
- Secteur d'activité
- Numéro SIRET/SIREN
- Numéro de TVA intracommunautaire
D. Données de connexion et de navigation
- Adresse IP
- Type et version du navigateur
- Système d'exploitation
- Pages visitées, durée de visite
- Données de géolocalisation approximative (pays, ville)
- Cookies et traceurs (voir Article 9)
E. Données financières
- Coordonnées bancaires (IBAN) pour virements
- Historique de paiements et factures
- Données de carte bancaire (uniquement via prestataire tiers sécurisé Stripe – nous n'avons jamais accès aux numéros de carte)
F. Données liées aux échanges
- Contenus des emails et messages échangés
- Briefs, cahiers des charges, documents transmis
- Feedbacks et demandes de support
- Enregistrements d'appels ou de visioconférences (avec consentement préalable)
G. Données de prospection et marketing
- Centres d'intérêt et préférences
- Historique des interactions (ouverture emails, clics)
- Participation à des événements ou webinaires
- Téléchargements de contenus (livres blancs, guides)
H. Données sensibles
Nous ne collectons JAMAIS de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, santé, orientation sexuelle, données biométriques ou génétiques), sauf obligation légale ou consentement explicite.
2.2 Origine des données
Les données personnelles proviennent des sources suivantes :
- Données que vous nous communiquez directement : formulaires de contact, devis, contrats, emails, appels téléphoniques
- Données collectées automatiquement : navigation sur notre site web, utilisation de nos services, cookies
- Données obtenues auprès de tiers : partenaires commerciaux, réseaux sociaux (avec votre consentement), bases de données B2B publiques (LinkedIn, societe.com)
Article 3 – Finalités et bases légales des traitements
Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes, fondées sur des bases légales conformes au RGPD :
3.1 Gestion de la relation client
Finalité : Traitement des demandes de devis, gestion des contrats, facturation, suivi de projet, support client
Base légale : Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD)
Données concernées : Identité, contact, professionnelles, financières, échanges
Durée de conservation : Durée du contrat + 5 ans (prescription commerciale) pour les factures (10 ans pour obligations fiscales)
3.2 Prospection commerciale (B2B)
Finalité : Envoi d'offres commerciales, newsletters, invitations à des événements
Base légale : Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) pour les prospects B2B – Consentement pour les particuliers
Données concernées : Identité, contact, professionnelles, données de prospection
Durée de conservation : 3 ans à compter du dernier contact (prospects inactifs)
Droit d'opposition : Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque email ou en nous contactant.
3.3 Gestion du site web et des services en ligne
Finalité : Fonctionnement du site, amélioration de l'expérience utilisateur, statistiques de fréquentation
Base légale : Consentement pour les cookies non essentiels – Intérêt légitime pour les cookies techniques
Données concernées : Connexion, navigation
Durée de conservation : 13 mois maximum (cookies analytics)
3.4 Sécurité et prévention de la fraude
Finalité : Détection et prévention des fraudes, sécurisation des transactions, respect des obligations légales
Base légale : Intérêt légitime (article 6.1.f) et obligation légale (article 6.1.c)
Données concernées : Adresse IP, historique de connexion, logs serveurs
Durée de conservation : 1 an (logs de connexion) – 5 ans (preuves en cas de litige)
3.5 Recrutement
Finalité : Gestion des candidatures spontanées ou réponses à des offres d'emploi
Base légale : Consentement explicite du candidat
Données concernées : Identité, CV, lettre de motivation, diplômes
Durée de conservation : 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat
3.6 Obligations légales et comptables
Finalité : Respect des obligations fiscales, comptables, sociales et réglementaires
Base légale : Obligation légale (article 6.1.c du RGPD)
Données concernées : Factures, contrats, données comptables
Durée de conservation : 10 ans (obligations fiscales) – 5 ans (prescriptions civiles et commerciales)
3.7 Gestion des litiges
Finalité : Exercice des voies de recours, défense en justice
Base légale : Intérêt légitime (article 6.1.f)
Données concernées : Échanges, contrats, preuves de paiement
Durée de conservation : Durée de la procédure + délai de prescription applicable
Article 4 – Destinataires des données
4.1 Destinataires internes
Ont accès à vos données personnelles, dans la limite de leurs attributions :
- Le Président et les collaborateurs d'ELMARQ intervenant sur votre dossier
- Le service comptabilité et facturation
- Le service marketing (pour les newsletters et prospection)
4.2 Sous-traitants et prestataires de services
Nous faisons appel à des sous-traitants conformes au RGPD pour certaines opérations :
| Sous-traitant | Finalité | Localisation | Garanties |
|---|---|---|---|
| OVH | Hébergement web | France (Roubaix) | ISO 27001, HDS |
| Stripe | Paiement en ligne | Irlande (UE) | PCI-DSS Level 1 |
| Google Workspace | Emails, stockage | UE (Data Centers) | Clauses Contractuelles Types |
| Brevo | Newsletters | France (Paris) | RGPD, ISO 27001 |
| Mailgun | Emails transactionnels | UE (Irlande) | RGPD, CCT |
| Google Analytics | Statistiques web | UE | IP anonymisée, consentement |
| Expert-comptable | Comptabilité | France | Secret professionnel |
Contrats de sous-traitance : Tous nos sous-traitants sont liés par des contrats conformes à l'article 28 du RGPD, garantissant la confidentialité, la sécurité et l'absence d'utilisation à d'autres fins.
4.3 Transferts hors Union Européenne
Principe : Vos données sont hébergées et traitées exclusivement au sein de l'Union Européenne.
Exception : En cas de recours à un prestataire situé hors UE (ex. : certains outils SaaS américains), nous nous assurons de la mise en place de garanties appropriées :
- Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne
- Certification Privacy Shield (si applicable)
- Décision d'adéquation de la Commission européenne
Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous contactant à : dpo@elmarq.fr
4.4 Autorités publiques
Nous pouvons être amenés à transmettre vos données aux autorités compétentes en cas de :
- Réquisition judiciaire (article 6.1.c du RGPD)
- Obligation légale (déclaration fiscale, lutte anti-blanchiment)
- Protection de nos droits en justice
Article 5 – Durées de conservation
Conformément au principe de limitation de la conservation (article 5.1.e du RGPD), vos données sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées.
| Type de données | Durée de conservation | Base légale |
|---|---|---|
| Clients actifs | Durée du contrat + 5 ans | Prescription commerciale (Code civil) |
| Prospects inactifs | 3 ans à compter du dernier contact | Recommandation CNIL |
| Factures | 10 ans | Obligation fiscale (CGI) |
| Cookies analytics | 13 mois maximum | Recommandation CNIL |
| Logs de connexion | 1 an | Sécurité et lutte contre la fraude |
| CV candidats non retenus | 2 ans à compter du dernier contact | Recommandation CNIL |
| Preuves en cas de litige | Durée du litige + prescription applicable | Intérêt légitime |
Article 6 – Vos droits sur vos données
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
✓ 6.1 Droit d'accès (article 15 RGPD)
Vous avez le droit d'obtenir :
- La confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées
- Une copie de vos données personnelles
- Des informations sur les finalités, destinataires, durées de conservation
✎ 6.2 Droit de rectification (article 16 RGPD)
Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes vous concernant.
🗑 6.3 Droit à l'effacement / Droit à l'oubli (article 17 RGPD)
Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas suivants :
- Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités
- Vous retirez votre consentement (si le traitement est fondé sur le consentement)
- Vous vous opposez au traitement (si fondé sur l'intérêt légitime)
- Les données ont été collectées illégalement
⏸ 6.4 Droit à la limitation du traitement (article 18 RGPD)
Vous pouvez demander le gel temporaire de vos données dans les cas suivants :
- Vous contestez l'exactitude des données (le temps de vérification)
- Le traitement est illicite mais vous ne souhaitez pas la suppression
- Nous n'avons plus besoin des données mais vous en avez besoin pour un recours juridique
- Vous vous êtes opposé au traitement (le temps de vérifier la légitimité)
📦 6.5 Droit à la portabilité (article 20 RGPD)
Vous avez le droit de récupérer vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (CSV, JSON, PDF) et de les transmettre à un autre responsable de traitement.
🚫 6.6 Droit d'opposition (article 21 RGPD)
Vous pouvez vous opposer à tout moment :
- Au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale (opposition absolue)
- Au traitement fondé sur l'intérêt légitime (opposition motivée par votre situation particulière)
↩ 6.7 Droit de retirer votre consentement (article 7 RGPD)
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.
⚰ 6.8 Droit de définir des directives post-mortem (article 85 LIL)
Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, l'effacement ou la communication de vos données après votre décès, en nous contactant ou en vous adressant à un tiers de confiance.
🤖 6.9 Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée (article 22 RGPD)
Nous ne prenons aucune décision automatisée (y compris le profilage) produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative.
Comment exercer vos droits ?
Article 7 – Sécurité des données
7.1 Mesures techniques et organisationnelles
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque (article 32 RGPD) :
🔐 Mesures techniques
- Chiffrement SSL/TLS des données en transit (HTTPS)
- Chiffrement des bases de données au repos (AES-256)
- Pare-feu (Firewall) et systèmes de détection d'intrusion (IDS/IPS)
- Sauvegardes quotidiennes automatiques et chiffrées (rétention 30 jours)
- Authentification forte (mots de passe robustes, 2FA)
- Gestion des accès par rôles (principe du moindre privilège)
- Mises à jour de sécurité régulières
- Surveillance continue des logs et alertes de sécurité
- Antivirus et anti-malware sur tous les postes
📋 Mesures organisationnelles
- Politique de sécurité des systèmes d'information (PSSI)
- Sensibilisation et formation des collaborateurs au RGPD
- Contrats de confidentialité (NDA) avec tous les collaborateurs
- Procédures de gestion des incidents de sécurité
- Analyse de risques régulière (PIA si nécessaire)
- Audits de sécurité périodiques
- Destruction sécurisée des supports physiques
7.2 Notification des violations de données
En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :
- Notifier la CNIL dans un délai de 72 heures (article 33 RGPD)
- Vous informer sans délai excessif si le risque est élevé (article 34 RGPD)
- Documenter la violation et les mesures correctives prises
Contact en cas de faille : securite@elmarq.fr
Article 8 – Mineurs
Nos services s'adressent exclusivement aux professionnels et aux personnes majeures (18 ans et plus).
Nous ne collectons jamais sciemment de données personnelles concernant des mineurs de moins de 18 ans.
Si vous avez connaissance qu'un mineur nous a transmis des données, merci de nous contacter immédiatement à : dpo@elmarq.fr
Article 9 – Cookies et traceurs
9.1 Qu'est-ce qu'un cookie ?
Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de la visite d'un site web. Il permet de conserver des informations relatives à votre navigation.
9.2 Types de cookies utilisés
A. Cookies strictement nécessaires (exemptés de consentement)
Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site. Ils vous permettent de naviguer et d'utiliser les fonctionnalités essentielles (panier, formulaires, session).
| Cookie | Finalité | Durée |
|---|---|---|
| PHPSESSID | Maintien de la session utilisateur | Session |
| csrf_token | Protection contre les attaques CSRF | Session |
| cookie_consent | Enregistrement de vos choix cookies | 13 mois |
B. Cookies de mesure d'audience (soumis à consentement)
Ces cookies nous permettent de mesurer l'audience du site, d'identifier les pages les plus visitées et d'améliorer l'expérience utilisateur.
| Cookie | Éditeur | Finalité | Durée |
|---|---|---|---|
| _ga, _gid, _gat | Google Analytics | Statistiques (IP anonymisée) | 13 mois |
C. Cookies de réseaux sociaux (soumis à consentement)
Si vous interagissez avec des boutons de partage (LinkedIn, Twitter), des cookies tiers peuvent être déposés par ces plateformes.
| Réseau | Cookies | Finalité |
|---|---|---|
| li_sugr, bcookie | Boutons de partage, suivi des interactions | |
| guest_id, personalization_id | Boutons de partage, suivi des interactions |
D. Cookies publicitaires (NON UTILISÉS)
Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni de reciblage (remarketing).
9.3 Gestion de vos préférences
Consentement préalable : Conformément à la directive ePrivacy et aux recommandations de la CNIL, nous recueillons votre consentement avant le dépôt de cookies non essentiels.
Gestion de vos choix :
- Via notre bandeau de cookies lors de votre première visite
- Via les paramètres de votre navigateur (voir ci-dessous)
- Via notre page dédiée : www.elmarq.fr/cookies
Navigateurs :
Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou être averti avant leur dépôt :
- Chrome : Paramètres → Confidentialité et sécurité → Cookies
- Firefox : Paramètres → Vie privée et sécurité → Cookies
- Safari : Préférences → Confidentialité → Gérer les données de sites web
- Edge : Paramètres → Confidentialité → Cookies
9.4 Durée de validité du consentement
Votre consentement est valable 13 mois. À l'issue de cette période, nous vous demanderons à nouveau votre consentement.
Article 10 – Liens vers des sites tiers
Notre site peut contenir des liens hypertextes vers des sites web tiers (partenaires, fournisseurs, réseaux sociaux).
Limitation de responsabilité :
Nous n'avons aucun contrôle sur le contenu et les pratiques de confidentialité de ces sites. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données personnelles.
Article 11 – Modifications de la politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment, notamment pour l'adapter :
- Aux évolutions législatives et réglementaires
- Aux recommandations de la CNIL
- Aux évolutions de nos services
Notification :
Toute modification substantielle vous sera notifiée par email ou via une notification sur notre site, 30 jours avant son entrée en vigueur.
Date de dernière mise à jour : 19 janvier 2026
Historique des versions : Disponible sur demande à dpo@elmarq.fr
Article 12 – Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n'est pas conforme à la réglementation, vous disposez du droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
Coordonnées de la CNIL
Adresse : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
Site web : www.cnil.fr
Formulaire en ligne : www.cnil.fr/fr/plaintes
Article 13 – Contact et questions
Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité, à l'exercice de vos droits ou à notre politique de protection des données, vous pouvez nous contacter :
Téléphone
+33 6 85 77 05 09
Courrier
ELMARQ – DPO
171A Rue des Acres
50000 Saint-Lô, France
Cette Politique de Confidentialité a été rédigée avec le plus grand soin pour garantir la conformité avec le RGPD et les recommandations de la CNIL.
ELMARQ – Cabinet de conseil en stratégie et influence
171A Rue des Acres, 50000 Saint-Lô, France
RCS Coutances 848 054 110 – SIRET 848 054 110 00038
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Tél. : +33 6 85 77 05 09 – Email : contact@elmarq.fr – Web : www.elmarq.fr
En cas de divergence entre les versions françaises et traduites, la version française prévaudra.
Version 2.0 – En vigueur au 19 janvier 2026